Non è facile decidere di cambiare ERP : parliamo di un elemento centrale dell’infrastruttura aziendale, decisivo per le attività quotidiane come per la pianificazione strategica. E parliamo anche di un investimento consistente, fatto con una prospettiva di medio-lungo periodo. D’altra parte, proprio perché essenziale per un’azienda, un ERP dovrebbe migliorarne la gestione e assecondarne gli obiettivi di business. Per essere ancora più precisi, dovrebbe garantire vantaggi misurabili, se non altro in termini di riduzione di tempi e costi operativi.
Quando ciò non accade, o non accade più, è un chiaro segnale che è ora di aggiornare o infine cambiare ERP. Mantenere una soluzione non adeguata alle proprie esigenze potrebbe infatti incidere parecchio sulle performance, la qualità del servizio offerto, la capacità dell’azienda di competere con successo contribuendo così a quei costi di inefficienza che pesano per una percentuale compresa tra il 20 e il 30% sui ricavi annuali delle aziende.
Meglio, dunque, tenere nella giusta considerazione alcuni campanelli d’allarme, che indicano quanto sia necessario cambiare ERP. Abbiamo selezionati 5 segnali, ovvero le 5 qualità chiave di un gestionale aziendale. Quando si verificano problemi in questi ambiti, è segno che è davvero ora di pensare a un upgrade, se possibile, o meglio ancora a una vera e propria sostituzione del gestionale.
1. Scalabilità
Questo è uno dei problemi principali da affrontare al crescere del volume di lavoro, che impone una maggiore capacità di storage, il mantenimento di una fluidità operativa anche a fronte di un’aumentata complessità dei processi e la profilazione di nuovi criteri di accesso alle risorse. Adattare l’ERP in funzione di queste nuove necessità può essere un problema, se l’applicativo non è concepito per essere scalabile. Il risultato è una limitazione delle possibilità operative o, appunto, la necessità di sostituire del tutto l’ERP.
2. Integrazione
Uno dei presupposti dell’efficienza di un ERP risiede nella gestione unitaria delle attività. Spesso però, magari proprio in ragione dell’evoluzione del business, si creano problemi di comunicazione tra l’ERP e gli altri applicativi in uso. Con inconvenienti di entità variabile dal “semplice” rallentamento delle attività a perdita di dati, scarsa visibilità sulle operazioni e così via. Alcune criticità si possono risolvere intervenendo sull’architettura IT, ma in diversi casi è lo stesso ERP a non supportare determinate funzionalità. Quando è così, meglio rivolgersi a un sistema gestionale con maggiori possibilità di integrazione.
3. Usabilità
Uno studio recente di Asana segnala come, del tempo speso al lavoro, circa il 60% sia lavoro di ricerca documenti e organizzazione attività. Un ERP dovrebbe proprio diminuire questa percentuale favorendo un efficientamento del lavoro: tempi ridotti per le attività di localizzazione e consultazione documenti, automazione di molti processi, accesso semplificato ai dati e così via. Se ciò non accade, perché magari il funzionamento dell’ERP è macchinoso, o la sua interfaccia poco chiara, si producono inefficienze che incidono significativamente sulla qualità del lavoro svolto. Altro segnale che è ora di cambiare. E fare più attenzione alla UX!
4. Innovazione
Un ERP dovrebbe essere vettore di innovazione e aggiornamento, che consente l’accesso a tecnologie e soluzioni sempre nuove per migliorare le performance a tutti i livelli. Questo almeno è ciò che prevede un report di Gartner, dove si stima che entro il 2023 il 65% delle aziende potrà accedere attraverso gli ERP a uno o più digital enablers di 4° generazione, come machine learning o big data. Se, al contrario, l’ERP non supporta determinate funzionalità, può diventare un ostacolo a una reale trasformazione digitale, limitando così le possibilità di business dell’azienda. È il caso, ancora una volta, di pensare a un cambio di gestionale.
5. Supporto
L’interruzione del supporto da parte del vendor è un motivo più che sufficiente per cambiare ERP. Accade quando il nostro sistema gestionale diventa realmente obsoleto ed è, secondo un sondaggio di PWG, all’origine di circa il 34% delle scelte di nuovi software. Oltre all’obsolescenza vera e propria, però, anche un supporto poco efficiente o reattivo può bastare per decidersi a cambiare gestionale. L’assistenza di un partner di progetto anche nel post-vendita è molto importante, tra l’altro, per definire una roadmap di innovazione e aggiornamento. Solo così il nostro ERP resterà efficace anche nel lungo periodo.
Cambiare ERP: il punto della situazione
Quelli elencati sopra sono soltanto alcuni segnali della necessità di passare a un nuovo ERP. Vanno considerati con cura, e affiancati anche a riflessioni sulla redditività dell’investimento effettuato e la corrispondenza ai risultati attesi.
Generalmente un ERP offre ottime garanzie in termini di ROI e soddisfazione dei consumatori: secondo alcune statistiche, per esempio, il 28% delle imprese raggiunge il ritorno sull’investimento entro 12 mesi. Questo succede anche perché la fase di selezione e implementazione è complessa e, generalmente, condotta con scrupolo.
Quando ciò non avviene, il rischio di fare un investimento sbagliato è forte. Quando invece la prospettiva è a breve termine, si corre un altro rischio, che è di ritrovarsi dopo qualche anno con un applicativo obsoleto. In entrambi i casi, è il momento di cambiare ERP.
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