Un vero supporto all’ufficio acquisti

Panthera supporta i responsabili acquisti già in fase di definizione del rapporto di fornitura, con strumenti come:

• CONTRATTO DI ACQUISTO che regola i rapporti in termini di prezzo, quantità stimata, modalità di fornitura e calendario delle consegne
• LISTINI DI ACQUISTO che permettono di definire le quotazioni di acquisto e di identificare i prezzi e gli sconti applicati dai fornitori
• CATALOGO FORNITORE  che costituisce una vera banca dati per la ricerca rapida dei prodotti dei fornitori e dei relativi prezzi. Consente una rapida promozione degli articoli del catalogo, in articoli del sistema Panthera con cui procedere all’acquisto.

I tuoi ordini, finalmente ai tuoi ordini

Le Richieste di Acquisto (RDA) supportano il processo di acquisto nella raccolta e approvazione delle necessità di approvvigionamento di materiali e servizi. Le richieste possono essere inserite da soggetti differenti e contenere informazioni più o meno precise in relazione a cosa acquistare, da chi e a quanto. Il processo di autorizzazione, che viene innescato dall’inserimento e inoltro di una richiesta di acquisto, permette ai soggetti preposti il controllo e il completamento della richiesta al fine della formalizzazione in ordini di acquisto. Le richieste di acquisto approvate e perfezionate vanno quindi ad alimentare in modo automatico il portafoglio ordini di acquisto.

Analizza i preventivi e perfeziona l’offerta

L’azienda può avere la necessità di chiedere un preventivo a diversi fornitori. Il portafoglio delle richieste permette di formalizzare la domanda, analizzare i preventivi ottenuti e promuovere un’offerta specifica. Le richieste di offerta promosse e perfezionate vanno quindi ad alimentare in modo automatico il portafoglio ordini di acquisto.

Torna padrone dei tuoi processi produttivi

Oggi le aziende italiane tendono ad esternalizzare molto per abbattere i costi. Questo comporta una maggiore necessità di supervisione della qualità e una parziale perdita di controllo dei processi produttivi, che finiscono per dipendere dai fornitori. Con Panthera puoi sfruttare al massimo i benefici del conto lavoro, riducendo al minimo le criticità, perché gestisci i fornitori come fossero un reparto interno. Con Panthera puoi gestire:

• PIANIFICAZIONE DEI FABBISOGNI genera ordini di conto lavoro inviati al terzista con le componenti che saranno fornite dall’azienda
• ARCHIVIAZIONE/SPEDIZIONE DIGITALE attraverso un modulo dedicato per condividere disegni e specifiche di produzione con i terzisti
• GIACENZA COMPONENTI PRESSO IL TERZISTA per pianificare, in caso di necessità, il riassortimento scorte o predisporre trasferimenti fra magazzini di conto lavoro di diversi terzisti
• APPROVVIGIONAMENTI DI MATERIE PRIME con triangolazione presso il magazzino del terzista
• PIANIFICAZIONE PRODUZIONE DI CONTO LAVORO in cascata fra diversi terzisti, senza mai perdere di vista il processo produttivo in ogni sua fase
• AUTOMATIZZAZIONE DELLE VALORIZZAZIONI DI MAGAZZINO, della chiusura degli ordini di conto lavoro e l’aggiornamento dei saldi di magazzino presso il terzista.
• ACCESSO PROFILATO DEL TERZISTA AL SISTEMA e  in massima sicurezza grazie alla natura web del sistema
• CONTROLLO QUALITÀ DELLE FORNITURE in base a un sistema di vendor rating applicato ai fornitori
• CONTO LAVORO PASSIVO e di fase (conto lavoro di reparto)
• ANALISI DEL LIVELLO DI SATURAZIONE degli impegni dei terzisti
• CONTROLLO AUTOMATIZZATO DELLE FATTURE Con la funzione di certificazione acquisti.

Forniture in perfetto ordine

Il processo di certificazione degli acquisti consiste in:

• REGISTRAZIONE DELLA BEM (Bolla di Entrata Merce) che attesta il ricevimento fisico della merce e la congruenza con le quantità previste dall’ordine.
• REGISTRAZIONE DELLA CONGRUENZA DELLA FATTURA DEL FORNITORE. Le anomalie derivanti dai controlli sono condivise sia con il fornitore sia con i responsabili dell’impresa che, in tal modo, sono facilitati nell’apportare le opportune azioni correttive a cui conseguono blocchi automatici di pagamento fatture.

INTEGRAZIONE APPROVVIGIONAMENTO E QUALITÀ

Panthera integra il processo di approvvigionamento e il processo di qualità, sia in termini di registrazione di rapporti di non conformità del materiale ricevuto, sia in termini di valutazione del fornitore che viene classificato secondo l’analisi di diversi indici (qualità, puntualità, congruenza tra prezzo concordato ed effettivo).

GESTIONE DOCUMENTALE

Con l’adozione del modulo Gestione Documentale è possibile archiviare le scansioni delle bolle e delle relative fatture che diventano così facilmente consultabili.

Solo il meglio, per le tue movimentazioni

Panthera identifica il trasportatore migliore per ogni movimentazione di merce. Inoltre agevola il controllo e la contabilizzazione delle fatture dei trasportatori e permette di ripartire la spesa di trasporto sul valore/costo dell’articolo nel magazzino.

Condizioni che concorrono alla determinazione del costo del trasporto:

• TARIFFARI: è possibile registrare i tariffari dei vettori utilizzati dall’azienda
• PESI E VOLUMI: valorizzazione automatica su ogni spedizione
• LOCALITÀ GEOGRAFICA:  la destinazione geografica deve risultare raggiungibile dal servizio di trasporto
• LIMITI DI CARICO: è possibile definire, per ogni servizio di trasporto, i limiti oltre i quali esso diventa inutilizzabile
• ONERI ACCESSORI: costi aggiuntivi da pagare al trasportatore per servizi extra o particolari.

A conclusione del processo, il sistema guida il controllo predittivo e la contabilizzazione delle fatture dei trasportatori. Analisi globali dei costi consentono di determinare l’incidenza nel tempo dei trasporti sul costo del singolo articolo.

Un vero aiuto per i tuoi ordini futuri

Per razionalizzare il processo di approvvigionamento di merci e servizi, Panthera ti supporta con procedure automatizzate che suggeriscono come, quanto e quando approvvigionarsi attraverso accurate analisi della disponibilità.

• POLITICHE DI APPROVVIGIONAMENTO: considerano la disponibilità del singolo prodotto valutando sia la giacenza, sia i portafogli ordini vendita, acquisti, produzione, servizio, conto lavoro e suggerendo l’eventuale necessità di un riordino.
• FABBISOGNO: considera diverse fonti di disponibilità e pianifica gli approvvigionamenti secondo politiche di accorpamento rispettose dei fornitori preferenziali, delle quantità previste dal fornitore per lotti minimi, multipli, massimo e dei tempi di approvvigionamento.
• ASO (Approvvigionamento Su ruga d’Ordine): permette, attraverso l’analisi degli ordini di vendita, di generare puntuali ordini di acquisto o di conto lavoro.
• PSO (Produzione Su Ordine): considera il portafoglio ordini di vendita e permette di generare degli ordini di approvvigionamento di acquisto, di conto lavoro o di produzione interna direttamente riferiti alla riga d’ordine relativa.

Ordini di Acquisto

Il portafoglio di acquisto ordini può essere alimentato manualmente attraverso l’immissione di ordini di acquisto puntuali o mediante processi automatici, basato su parametri preconfigurati e specifici per tipologia di acquisto come per esempio l’approvazione delle richieste di acquisto, la promozione di richiesta di offerta, l’approvazione dei suggerimenti di approvvigionamento da MRP.

Panthera permette un’efficiente gestione delle procedure di approvazione degli ordini di acquisto attraverso la possibilità di associare a ciascun ordine un preciso iter di validazione che può coinvolgere diversi dipartimenti/utenti preposti al suo controllo (per esempio controlli amministrativi o direzionali). Questa funzione è resa possibile attraverso la definizione di un workflow.

La funzione di stampa dell’ordine permette di stampare la copia cartacea della conferma d’ordine e, se previsto in termini di gestione documentale, provvedere all’archiviazione digitale e all’eventuale inoltro per fax o eMail al fornitore stesso.

Con Panthera, la direzione acquisti può velocemente conoscere la consistenza del proprio portafoglio ordini di approvvigionamento grazie alle numerose interrogazioni e stampe, a quantità e a valore, messe a disposizione. Panthera consente infatti di avere sempre sotto controllo, in termini di quantità e di valore, gli ordini immessi e inevasi, di cui si attende la consegna da parte del fornitore, quelli evasi parzialmente, di cui si attende il saldo e quelli saldati completamente.

Panthera mette inoltre a disposizione diversi strumenti di analisi sugli acquisti, attraverso:

• Statistiche sull’acquistato: prospetti statistici che permettono di ottenere informazioni relative all’acquistato in un determinato periodo (specifico o annuale), anche in relazione a periodi precedenti (confronti marginali).
• Analisi di Business Intelligence: analisi dell’acquistato segmentato per fornitore, prodotto, periodo di acquisito, confronto fra fornitori.

I vantaggi per l’impresa

1. Miglioramento del processo di approvvigionamento attraverso l’automatizzazione, l’integrazione e la condivisione sulla filiera di fornitura
2. Riduzione di costi e tempi portando in evidenza i migliori offerenti per qualità della fornitura.
3. Controllo della conformità alle politiche di acquisto identificando e segnalando richieste di forniture non in linea con le politiche aziendali.